Kit de pilotage de la gestion de crise

Description

La priorité économique du dirigeant est de répondre aux besoins de son marché et de ses clients, de gagner de l’argent pour faire vivre sa structure et les familles qui en dépendent …La responsabilité sociale du dirigeant est d’assurer la sécurité de ses collaborateurs. La priorité morale du dirigeant est la pérennité de son organisme en suivant l’adage « gouverner c’est prévoir ».

Anticiper les crises, s’y préparer, est un devoir pour le dirigeant et donc une obligation dont le principal instrument est de pouvoir s’en prémunir (renforcer ses défenses, entre autres, via la mise en place d’un PCA[1]) et de savoir la gérer le jour où celle-ci survient (être résilient, grâce à un PGC[2]).

C’est en préparant une intervention au MEDEF et grâce aux échanges que nous avons pu avoir avec nos clients, nos proches chefs d’entreprises et directeurs associatifs et du service public qu’il nous est apparu comme important de vous faire profiter de ce retour d’expérience, de notre ressenti, pour vous donner quelques pistes de mesures à mettre en place pour gérer votre sortie de crise.

Les éléments repris dans ce document n’ont pas vocation à remplacer le chef d’entreprise, mais seulement de lui apporter un soutien opérationnel dans le cadre de sa compréhension de la gestion d’une crise en général et du COVID19, en particulier.

Par extension, les idées émises pourront être utilisées lors d’autres crises.

Notre constat sur COVID19 est le suivant :

• Cette crise aura de nombreuses conséquences dans le temps et va remettre en cause notre « redémarrage » économique.
• Nous disposons d’une réelle incertitude sur la durée de la crise.
• Cet évènement peut frapper tout le monde et créer des désastres à tous les niveaux. Nous sommes sur une crise systémique.
• Au début, cet évènement n’a pas été pris suffisamment au sérieux ce qui a perturbé les réactions des autorités, des entreprises et de la population.
• Cette situation n’était pas préparée. La preuve en est que, dans les exercices de crise que nous préconisons, ce scénario était systématiquement rejeté.
• Nous sommes en train de bouleverser certaines de nos habitudes et pour longtemps.
• Nous devons appliquer des mesures radicales dans un climat sociétal difficile et bien souvent violent. Nous pouvons nous poser la question de l’après-crise avec sur certaine crainte sur la réponse.
• Ce virus, tant qu’on n’aura pas découvert de vaccin peut très bien revenir fin 2020 et début 2021.

Notre conviction :

• Le déconfinement n’est pas « la » clé, c’est un des éléments du PRA (Plan de Reprise de l’Activité).
• C’est par les forces vives (entreprises, administrations, collectivités, associations) que passera le déconfinement. Vous êtes donc les moteurs du redressement économique et sociétal.
• La solidarité et la volonté des entrepreneurs permettront le succès du PRA (Plan de Reprise de l’Activité) et du PRN (Plan de Retour à la Normale).

Ce document s’adresse, en priorité, aux dirigeants d’entreprises et de Groupes, aux Directeurs Généraux des Services, aux élus, aux dirigeants associatifs et aux gestionnaires de crises.

[1] PCA = Plan de Continuité d’Activité.

[2] PGC = Plan de Gestion de Crise.

Table des matières

Préambule 6
1. La situation générale 8
a. Le point sur COVID19 8
b. Votre situation 9
2. Qu’est-ce qu’une crise ? 10
3. Qu’est-ce que la gestion de crise ? 11
a. Pourquoi mettre en place un dispositif de gestion de crise ? 11
b. Le cycle dans lequel s’inscrit la gestion de crise 12
4. La Gestion de Crise dans un monde idéal 13
5. Les contraintes et les opportunités de la gestion de crise COVID19 16
a. Les principales contraintes 16
b. Les principales opportunités 16
6. Sortir de la crise par le haut 19
a. Le cycle de sortie de crise COVID19 19
b. Gérer la crise pour les organismes disposant d’un plan de gestion de crise 20
7. La gestion de la crise COVID19 21
a. Les entreprises au centre du dispositif de reprise d’activité national 21
b. Mettre en place un dispositif ad-hoc de gestion de crise 22
c. La remontée d’alerte 22
d. Gérer la crise COVID19 23
e. Déclencher le PCA 25
f. Communiquer 25
8. La reprise d’activité COVID19 27
a. La stratégie 27
b. Les principales questions à se poser 28
c. La fiche de fonction du référent COVID19 pour une mairie 28
d. Préparation de la reprise de l’activité en entreprise (de la PMA à la grosse entreprise) 29
9. Le retour à la normale 32
a. Définition du retour à la normale 32
b. Organiser le retour à la normale 32
10. La gestion de la pression en période de crise 34
a. Qu’est-ce que le stress 34
b. La respiration 35
c. Les affirmations positives 35
d. Les visualisations 35
e. Gérer la pression en cas de crise 36
f. Votre action avec vos équipes 37
g. La vision 37
h. Besoin de structure et signe de reconnaissance 37
i. Emotions 37
j. Etapes du deuil de Kubler-Ross 38
k. Modèle de type de personnalité 38
l. Structuration du temps 39
m. La Pyramide de Maslow 39
n. OSBD 39
o. La fenêtre de Johari : 39
11. Se préparer à la prochaine crise 41
12. Méthodologie standard de conception d’un dispositif de gestion de crise et de continuité d’activité 42
a. La méthode projet 42
b. Analyser les risques par activités 43
c. Analyser les risques par sites 43
d. Analyser les impacts et les besoins 44
e. La conception d’un dispositif de gestion de crise 45
f. Exemple de plan d’un PCC 46
g. Exemple de PGC 47
h. Le management de la continuité d’activité 48
i. Les plans de continuité Métiers 50
j. Exemple de Plan de Continuité Métier 50
k. Le calcul des besoins de reprise informatique 51
l. La comparaison des besoins émis par ls métiers et de l’offre informatique 51
m. Le plan de continuité du système d’information (PCSI) 53
n. Le Plan de continuité Logistique et sécurité (PCLS) 54
13. Et si vous n’aviez rien prévu : le KIT-C19 « light » 56
a. Le dispositif de gestion de crise 56
b. L’information 57
c. Exemple de Manuel de Gestion de Crise (MGC) 58
d. Exemple de main-courante 58
e. Exemple de Plan de Communication de Crise (PCC) dégradé 58
f. Exemple de fiche de diagnostic orientée communication 59
g. Exemple de procédure de démarrage de la gestion de la communication de crise 60
h. Exemple de fiche d’alerte 60
i. Exemple de Check-list impact 61
j. Exemple de fiche d’affectation d’un collaborateur 61
k. Extrait d’un plan d’actions pour la gestion de la crise COVID19 62
14. Conclusion 63
15. IMPERIENCE Consulting 64
16. Nos offres conseil, audit et formation 66